Звонок бесплатный

Порядок оформления командировки

0

Командировка представляет собой поездку в область, удаленную от основного рабочего места. Она осуществляется сотрудником на основании приказа директора предприятия.

Работнику при поездке служебного характера должны быть компенсированы все затраты, связанные с ней: оплата найма жилья, билетов на самолет или поезд и дополнительные расходы.

Целью командировки является выполнение задания, связанного с трудовой деятельностью.

Подобная поездка может быть как плановой, так и внеплановой. В ее рамках сотрудник может уехать за границу или остаться в РФ.

Вне зависимости от вида командировки и ее срока, оформляться она должна на основании действующих законодательных актов.

Что нужно знать?

Период нахождения служащего в месте командировки определяется на основании предоставленных им после возвращения из поездки документов о проезде.

Сотрудник может предоставить нанимателю следующие бумаги:

  • квитанции об оплате проезда;
  • путевой лист;
  • кассовые чеки.

Работнику, отправленному в подобную поездку, должны быть выплачены суточные. Это компенсация, выплачиваемая за каждый календарный день пребывания в командировке по долгу службы.

Норма суточных и порядок их выплаты могут определяться локальным нормативном актом, действующем на предприятии, или коллективным договором.

Нормативная база

Организация служебной поездки работника регулируется в России следующими основными законодательными актами:

  • в соответствии с 168 статьей ТК РФ работнику должны быть компенсированы расходы на дорогу, найм жилья и прочие траты;
  • на основании 167 ст. ТК РФ за сотрудником во время его отсутствия на рабочем место сохраняется должность и средний заработок;
  • размер среднего заработка во время командировок служащих рассчитывается на основании правил, приведенных в 139 статье Трудового кодекса;
  • особенности исчисления средней зарплаты также представлены в ПП РФ № 922;
  • ПП РФ № 749 устанавливает, что длительность командировки может определяться нанимателем исходя из трудности, объема и прочих нюансов служебного задания;
  • ПП РФ № 729 определяет размеры и порядок компенсации расходов сотруднику;
  • ПП РФ № 812 устанавливает порядок выплат и величину суточных начислений в иностранной валюте, а также надбавок к ним.

Вопросы налогообложения выплат сотрудникам в командировках регулирует Налоговый кодекс.

Оформление командировки в 2018 году

Служебная командировка может быть оформлена для работников, осуществляющих деятельность на основании трудового договора.

Ее оформление возможно в случае, если труд сотрудника не связан с регулярными разъездами (к примеру, работа курьера или водителя).

Запрещается по желанию нанимателя отправлять в поездку, связанную со служебными обязанностями, следующих категорий работников:

  • лиц младше 18 лет;
  • беременных работниц;
  • женщин, имеющих малышей возрастом младше 3 лет;
  • сотрудников, осуществляющих постоянный присмотр и уход за заболевшими членами семьи, при этом факт болезни должен быть подтвержден медицинскими справками;
  • сотрудников, которые имеют несовершеннолетних детей-инвалидов.

При этом некоторые категории работников все же могут быть отправлены в служебную поездку с собственного согласия, при условии, что это не запрещено им на основании заключений из медучреждений.

Служебной

В командировку может быть направлен работник, официально трудоустроенный в фирме и не относящийся к тем категориям сотрудников, кого запрещено направлять в служебные поездки.

Без уважительных причин такой служащий не имеет право отказаться от командировки. При отказе без веских оснований работник может быть наказан.

Какие предусмотрены виды наказаний:

  • выговор;
  • замечание;
  • увольнение.

На личном автомобиле

При направлении в командировку сотрудника на личном автомобиле порядок ее оформления не изменяется.

Однако появляется необходимость в составлении дополнительных документов ‒ маршрутного листа и служебной записки.

Они необходимы для расчета выплат сотруднику, поскольку при поездке на личном авто он не сможет предоставить нанимателю по возвращении такие бумаги, как авиа или ж/д билеты.

Без суточных

Существуют ситуации, при которых работодатель может не выплачивать сотруднику суточные:

  1. Когда служащий направляется в однодневную поездку по России.
  2. Когда работник направляется в служебную поездку на несколько дней, однако, при этом имеет возможность каждый день возвращаться домой и не проживать в месте командирования.

Последний вид служебных поездок необходимо отличать от разъездной работы.

При разъездной работе сотрудник регулярно трудится вне места нахождения нанимателя. В пример можно привести работу водителей, которые занимаются междугородними перевозками.

На 1 день

В случае однодневной поездки суточные работнику не выплачиваются, а компенсируется только проезд.

Если командировка задерживается на более длительный срок, то работодатель обязан произвести расчет суточных.

Местной

Выполнение поручения нанимателя в том же городе, в котором находится организация, не является командировкой. Такая процедура может называться служебным поручением в другой фирме.

В некоторых случаях на практике применяется термин «местная командировка». При направлении работника с каким-либо поручением, за ним сохраняют рабочее место и средний оклад в фирме, где он трудоустроен.

При этом никакие расходы из тех, что предусмотрены в 168 статье ТК РФ, ему не оплачиваются.

В выходной день

Считается, что во время обычных служебных поездок сотрудник использует выходные и праздничные дни для отдыха. Поэтому по возвращении из поездки никакая компенсация в форме дополнительных выходных дней или их оплаты для сотрудника не предусматривается.

Существуют и исключения из этого правила ‒ это те выходные и праздничные дни, в которые сотрудник командируется специально для выполнения конкретной работы.

За такие дни служащий вправе получить дополнительные дни отдыха или увеличенный размер оплаты труда.

За границу

Выплата сотруднику суточных при отправлении в служебную поездку за пределы РФ имеет свои особенности.

Так, в случае однодневных командировок за рубеж, суточные сотруднику полагаются, в отличие от аналогичных поездок по России.

При этом они должны рассчитываться как 50% от величины подобной компенсации в день, предусмотренной для заграничных поездок работников.

Необходимые документы

Служебная поездка сотрудника должна быть оформлена при помощи необходимых документов. Причем часть из них составляется до командировки, а часть ‒ после нее.

Оформление командировки в 2018 году сопровождается составлением следующих обязательных бумаг:

  1. Приказа нанимателя о направлении сотрудника или группы сотрудников в служебную поездку. Для составления данной бумаги имеются стандартные формы ‒ №Т-9 и №Т-9a (для одного человека и нескольких, соответственно).
  2. Поручения для командировки с отчетом о выполнении ‒ для документа предусмотрена форма №Т-10а.
  3. Командировочного удостоверения. Это бумага для служащего, составляемая по форме №Т-10.
  4. Маршрутного листа.
  5. Доверенности.
  6. Журналов учета.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 здесь,

бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9а здесь,

образец написания приказа о направлении в командировку здесь.

Недавно произошли изменения, которые внесли нововведения в положения о правилах направления сотрудников предприятий в служебные поездки.

Эти изменения сделали весь процесс документирования процедуры более упрощенным в связи с тем, что уменьшилось число необходимых бумаг.

Так, в текущем году не являются обязательными при оформлении командировки следующие документы:

  • маршрутный лист;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о совершенной поездке;
  • доверенность и журналы учета.

Отчетные документы, составляемые после возвращения служащего:

  1. Авансовый отчет по форме №АО-1 о потраченных во время служебной поездки средствах.
  2. Отчет о поездке.
  3. Служебная записка.

Маршрутный лист

При использовании во время командировки транспортного средства, принадлежащего компании, или личного авто сотрудника, должен быть оформлен маршрутный лист.

В эту бумагу вносятся следующие данные:

  • даты начала и окончания поездки;
  • цель поездки;
  • наименование фирмы, где работает сотрудник;
  • номер документа;
  • ФИО работника, его должность;
  • штамп, удостоверяющий о пройденном медосмотре;
  • госномер и марка авто;
  • маршрут.

Бланк маршрутного листа здесь,

образец заполнения маршрутного листа здесь.

Служебная записка

Служебная записка представляет собой особую бумагу, которая удостоверяет факт нахождения командированного работника на месте, а также даты его отъезда и приезда из поездки.

Ее оформление требуется в следующих случаях:

  • если служащий отправляется в командировку на арендованном, личном авто или на машине, принадлежащей организации;
  • если работник не имеет при себе документацию, которая могла бы подтвердить присутствие факта его проживания или проезда.

Бумага, в основном, требуется для начисления суточных, поскольку для их расчета требуется знать точное время, которое сотрудник провел в поездке.

Образец написания служебной записки здесь.

Доверенность

Доверенность может потребоваться, например, если сотрудник уезжает в служебную поездку на автомобиле третьего лица.

Компания может оформить выплаты за проезд в качестве компенсации за пользование личным имуществом во время служебной поездки.

При этом подобную компенсацию может получить как собственник транспортного средства, так и работник, использующий его на основании доверенности.

Авансовый отчет

В авансовом отчете сотрудник отчитывается о своих затратах. К бумаге необходимо приложить квитанции и чеки на оплату проживания и проезда, питания и прочих расходов.

Что обычно указывается в этом документе:

  • его номер;
  • размер аванса, выданного работнику;
  • дата предоставления аванса;
  • ФИО и должность работника, получившего аванс;
  • сумма потраченных средств;
  • при наличии остатка денег ‒ его величина;
  • документы, удостоверяющие расходы.

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Возмещение расходов

За работником во время его служебной поездки сохраняется средний заработок.

Сотруднику, направленному в командировку, также производится оплата расходов, связанных с проживанием, проездом, а также дополнительными тратами.

Размер затрат сотрудника подсчитывается на основании предоставленных им чеков и квитанций. Подобные расходы не облагаются НДФЛ, а также страховыми взносами.

В соответствии с НК РФ, НДФЛ не взимается с суточных, если они не превышают 700 р. в день ‒ для поездок по России и 2500 р. в день ‒ для зарубежных поездок.

Если суточные, выплачиваемые работнику, больше данных лимитов, то они считаются прибылью и подлежат обложению НДФЛ по ставке в 13%.

В текущем году работодателям рекомендуется устанавливать величину суточных не больше установленных в соответствии с НК РФ лимитов, поскольку крупные суммы подлежат еще и обложению страховыми взносами (кроме взносов, связанных с травматизмом).

На видео о порядке оформления

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта