Звонок бесплатный

Оформление зарубежной командировки

0

Возможность служебных поездок должна быть предусмотрена в коллективном и трудовом договоре. Оформлением зарубежной командировки занимается работодатель, бухгалтерия и, возможно, сам сотрудник.

В его обязанности входит оформить заграничный паспорт, получить визу, позаботиться о бронирования билетов и номеров в гостинице. Работник может оформить в банке дополнительную карточку, с которой будет легче оплачивать расходы или на которую проще получать от работодателя денежные переводы.

Работодатель может отвечать за предоставление сотруднику валютных средств.

Оплата поездки осуществляется по заранее определенным нормативам и регулируется локальными актами. При поездке учитывается фактическая сложность задания, смета расходов, длительность пребывания в заграничной поездке.

Законодательная база

Гарантии сотрудникам, которые направляются в командировку, указаны в гл. 24 ТК РФ:

  • ст. 166 дает определение подобной поездке;
  • ст. 167 определяет право работника на сохранение место трудоустройства, средней заработной платы и компенсацию.

От командировки следует отличать разъездной характер работы. Он регулируется отдельными положениями ТК РФ и считается самостоятельной формой занятости.

Порядок направления работников в служебный отъезд устанавливается Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г.

Особенности направления в командировку работников бюджетных организаций устанавливаются Постановлением Правительства РФ № 812 от 26.12.2005 г.

Условия нахождения в командировке государственных служащих регламентируются Указом Президента РФ № 813 от 18.07.2005 года.

Кого можно направить?

Направить можно сотрудника, который работает в компании или государственной, бюджетной организации по трудовому договору. Возможность командирования специалиста должна быть предусмотрена в коллективном или трудовом договоре.

Существует несколько категорий граждан, которых запрещено откомандировать для выполнения служебных заданий.

В перечень таких работников включены:

  • беременные женщины;
  • несовершеннолетние, за исключением случаев, если их командировка соответствует творческим целям работы;
  • инвалиды (при существенном ограничении физических возможностей);
  • ученики (если поездка не связана с целями ученического договора);
  • матери, воспитывающие ребенка до трех лет.

Согласие на командировку необходимо от:

  • родителя, который воспитывает ребенка до 5 лет;
  • инвалида, при наличии физической возможности работать за границей;
  • родителя, воспитывающего ребенка-инвалида;
  • сотрудников, ухаживающих за больными членами семьи;
  • опекунов и попечителей несовершеннолетних детей.

При отсутствии возможности командировки в коллективном и трудовом договоре в служебную поездку сотрудника можно направить только с его согласия. Оно оформляется в письменном виде.

Зарубежная командировка

Порядок оформления зарубежной командировки мало отличается от поездки по территории России.

Работодателю необходимо:

  • определить расходы;
  • подготовить для сотрудника служебное задание;
  • издать письменное распоряжение.

Нужно составить достоверную смету, соответствующую курсу валюты страны отправления. Заранее определяется маршрут и способ поездки, планируются места остановки.

Возможна поездка на личном автомобиле сотрудника, с предварительной или последующей компенсацией ГСМ.

В бюджетной организации

Существенных отличий от общих условий командировок сотрудников не предусмотрено. В Постановлении Правительства № 812 от 26.12.2005 г. указано, что бюджетнику суточные могут не выдаваться, если все расходы согласна нести принимающая сторона.

Для проживания используется одноместный номер среднего уровня комфортности («три звезды»).

Расходы на командировку госслужащего зависят от его статуса и должности.

Кроме авансового отчета государственный служащий должен подготовить отчет о выполнении служебного поручения, у которого может быть статус секретного документа.

Госслужащий может оплачивать расходы за пользование транспортом 1 категории комфортности (бизнес класса). Расходы на командировку директора (руководителя) государственного или муниципального учреждения могут быть увеличены вдвое.

Длительность

Законодательных ограничений на длительность командировок не предусмотрено. Она обуславливается конкретными задачами и целями работодателя и самой поездки.

Длительное нахождение за рубежом (более 180 дней) влияет на налогообложение и общую сумму расходов.

Порядок оформления

Работодатель определяет целесообразность поездки, подготавливает служебное задание.

Для направления сотрудника в командировку готовится приказ по форме Т9, Т9а или по форме, разработанной на предприятии.

Для отъезда нужен действующий загранпаспорт и виза, если она предусмотрена для посещения страны пребывания.

После оформления приказа и ознакомления его с сотрудником под роспись бухгалтерия разрабатывает смету расходов.

Возможна выдача валюты наличными, если предполагается, что ее приобретение за рубежом может вызвать сложности.

Документы

Для оформления командировки понадобится:

  • подготовка служебного задания;
  • приказ;
  • авансовый отчет и первичные документы.

Нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Но оно также может быть подготовлено для подтверждения полномочий сотрудника.

Образец  приказа о направлении в командировку здесь,

бланк приказа формы Т-9 здесь,

бланк приказа формы Т-9а здесь.

Учет

Учет расходов проводится в бухгалтерии.

Минимальный размер суточных для сотрудника, который отправляется в заграничную поездку, составляет 2500 рублей.

Реальные затраты определяются? исходя из предоставленных после возвращения из командировки чеков, талонов посадки, отчетных документов, квитанций и других письменных подтверждений.

Оплата

Выплаты могут проводиться в фиксированной форме или с запасом. Оплата включает расходы на проезд, проживание, суточные. В их перечень также входят дополнительные затраты.

Может оплачиваться консульский, визовый, таможенный сбор. Все статьи расходы учитываются в предварительной смете и оговариваются с сотрудником.

Загранпаспорт и виза

За исключением некоторых стран СНГ для поездки понадобится действующий загранпаспорт. При его отсутствии сотрудник оформляет документ, оплачивает его государственную пошлину.

Обычный загранпаспорт стоит 2 тыс. рублей. Госпошлина за паспорт нового поколения составляет 3500 рублей (ст. 333.28 НК РФ).

Стоимость визы зависит от страны командирования и оформляется в посольстве (консульстве, визовом отделе иностранного государства).

Проживание и проезд

Расчет проживания зависит от уровня комфортности отеля или съемного жилья. Стоимость проезда также исчисляется, исходя из расстояния, вида транспорта, класса (салона, каюты).

Право откомандированного человека пользоваться конкретными видами транспорта может быть обозначено в локальных документах работодателя.

Суточные

Минимальный размер суточных в зарубежных командировках в 2018 году составляет 2500 рублей.

Если величина определена внутренними актами организации, то работодатель не должен оплачивать за сотрудника дополнительные страховые взносы.

Если длительность загранпоездки составляет 1 день, то минимальный размер суточных исчисляется в половинном размере (1250 руб.).

Прочие расходы

Сотрудник может оплачивать услуги заграничных специалистов, в том числе помощников, переводчиков, нотариусов и т.д.

Дополнительные расходы согласуются с работодателем, включаются в авансовый отчет и должны быть подтверждены письменными документами.

Какой курс учитывать

Если сотрудник получает заранее наличные, то следует учитывать курс валюты, утвержденный ЦБ РФ. При снятии наличных за рубежом принимается во внимание показатели конвертации.

При компенсации сотруднику расходов в рублях бухгалтер ориентируется на курс валют по показателям ЦБ РФ на момент произведения компенсационных выплат.

Налогообложение

Налогообложению подлежат все расходы, превышающие 2500 рублей в день. Налогом не облагаются командировочные расходы, если они заранее предусмотрены в локальном акте работодателя.

При нахождении сотрудника в течение одного года в командировке 183 дня и более НДФЛ вместо стандартных 13 % увеличивается до 30%.

Не облагаются налогом расходы на медицинскую страховку сотрудника. Компенсации работнику проводятся на основе изучения авансового отчета и первичных документов.

Деньги выплачиваются наличными или зачисляются на карту сотрудника.

На видео о предоставлении гарантий

Share.

Добавить комментарий

Карта сайта